UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIVE

DÉTAILS:

MANAGEMENT SCIENCES FOR HEALTH
RECRUTE
UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIVE

Responsabilités principales : Rattaché au Office Manager, l'Assistante Administrative fournit constamment téléphone principal et la couverture de réception des projets MSH en Côte d'Ivoire. Il ou elle aide les appels téléphoniques entrants, distribue le courrier, fax, et les livraisons générales en temps opportun, et accueille et vous propose une assistance générale au personnel et aux visiteurs d'une manière professionnelle, sympathique et courtoise. En outre, il sert de ressource pour le personnel en ce qui concerne l'information générale du bureau, tenir des registres et des fichiers, d'aider à des tâches de secrétariat, et fournir des informations sur les lieux de réunion.
Responsabilités spécifiques :

• l'Assistante Administrative aura entre autres la responsabilitéde :
• Assurer la gestion classique du secrétariat de l'institution

• Répondre au téléphone, filtrer et diriger les appels vers les destinataires
• Faxer, préparer les expéditions de correspondance et de documents à la demande des collègues et aviser de tout problème y afférant. Assurer la gestion des retraits de cahiers de charges pour les appels d'offres, les recrutements, et la soumission des offres et candidatures, garder tous les supports et décharges afférents consultables à toutes fins utiles,
• Recevoir et suivre toutes les livraisons, et s'assurer que les destinataires les ont bel et bien reçues et déchargées.
• Aider à l'expédition et à la réception de documents comptables (factures de consommation, factures de fournisseurs et prestataires),
• et s'assurer la comptabilité reçoit les documents appropriés à temps ;
• événements spéciaux.
• de fournitures de bureau.

• Assurer la gestion de la petite caisse (Petty-cash) en lien avec la comptabilité
• Assurer la remise des chèques aux prestataires et fournisseurs ;
• Maintenir la liste des extensions téléphoniques pour bureau ainsi que le répertoire a jour du personnel
• Aider le Gestionnaire du bureau dans la maintenance et la gestion du bureau
• Aider à organiser des activités sociales spécifiques et des

• Aider à la commande de fournitures et de suivre les consommations

• Maintenir un environnement de travail professionnel et de la zone de réception.
• Aider divers projets dans la saisie de données.

Profil recherchée : 

• Titulaire     d'un     diplôme     DUT/BTS/      en
• Administration/Assistanat de Direction ou communication, avec une expérience professionnelle d'au moins deux (02) ans auprès d'une institution et vous êtes parfaitement bilingue. D'une excellente présentation physique, vous avez une bonne élocution et une bonne capacité à communiquer tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Nous recherchons un(e) candidat(e), discrète, rigoureuse, organisée, courtoise, disponible, ponctuelle, autonome et vous faites preuve d'une grande réactivité. Doté d'un très bon sens relationnel, vous êtes aptes à travailler en équipe et sous pression. En plus, vous avez une bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Internet), ce poste alors vous convient !
  Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont soumises en ligne sur le site www.msh.org dans la session «careers» ou déposer directement et/ou par mail aux adresses ci-dessous :
  
  Délai de soumission : 18 mars 2014 Zone 4C, Thomas Edison Street, Building Edison, 1 st Floor
  18 BP 2252 Abidjan 18, Côte d'Ivoire

Office: +225- 21 21 19 99/ Fax: +225 21 25 63 96
www.msh.org Email : ci-applications@ci.pfscm.org